Cómo organizamos el Encuentro Anual de SinOficina 2023 🌴
Te cuento cuáles creo que fueron las claves del éxito desde la organización.
Hola, community builder 👷🏻♀️:
El pasado 24 de marzo organicé, junto con Bosco Soler, el Encuentro Anual SinOficina del 2023 (#EASinOficina23). Y aunque esté mal que yo lo diga… ¡fue una pasada!
Me acuerdo que mi amiga Elena Madrigal se me acercó un momento al final del evento y me dijo:
—María, tienes cara de satisfacción.
Y es que precisamente ese era el sentimiento que tenía: satisfacción.
Más allá de todo el cansancio físico y mental estaba feliz.
Porque no solo había salido bien —eso realmente no era tan difícil porque la gente ya iba con esa predisposición a pasarlo bien—. Sino que había salido como lo habíamos diseñado.
Y eso no es tan sencillo.
—¿Por qué?
Porque creamos un evento de COMUNIDAD. Un encuentro. Un espacio donde el valor no está en lo que nosotros les damos sino en lo que se dan entre ellos/as.
Así que como te puedes imaginar es mucho más arriesgado y hay mil cosas que se escapan de tu control.
Pero ahí también está lo divertido y lo que nos hace diferentes 😏.
Así que hoy quiero reflexionar contigo sobre cuáles creo que han sido las claves para que todo el evento haya salido mejor que bien.
Libertad creativa 👩🏻🎨
Ser un equipo de dos personas organizando una movida así tiene cosas buenas y malas.
Las malas las conocemos: mucho trabajo y mucho cansancio a todos los niveles.
Pero, ¿y las buenas?
La agilidad para decidir, concretar y llevar a cabo las ideas.
Sé que no es lo mismo organizar un evento donde convencer a cada persona que está por encima de ti de cada paso —más si son decisiones un tanto «arriesgadas»— y donde hay que organizar a muchas personas por el camino.
Pero nosotros tuvimos esa sensación de casi estar diseñando un evento desde cero sin esa maldita típica frase de por medio de «eso no lo he visto hacer en ningún sitio».
Pues mejor, ¿no?
When we don’t examine the deeper assumptions behind why we gather, we end up skipping too quickly to replicating old, staid formats of gathering. And we forgo the possibility of creating something memorable, even transformative.
Parker, Priya. The Art of Gathering.
Me siento muy agradecida a Bosco por la libertad creativa que siempre me da. Escuchaba con atención mis ideas —algunas más locas que otras— y valorábamos juntos la viabilidad con nuestros recursos y capacidades.
Propósito 🎯
Escribía esto Alicia por LinkedIn después de asistir al evento:
Una de las cosas que me ha dado leer/estudiar sobre community building ha sido preguntarme siempre por qué hacemos lo que hacemos.
¿Por qué organizamos este evento? Porque la gente de nuestra comunidad tenía ganas de desvirtualizarse, de pasar un día juntos, de abrazarse, de reír de esa anécdota y de conocer a nuevas personas con los mismos intereses.
Y ese fue el propósito de todo lo que hicimos.
Desde cambiar el nombre de «Evento» a «Encuentro» a alargar las horas de almuerzo y comida. Pasando por elegir cuidadosamente los grupos de las actividades de las 150 personas que asistieron.
Fue un encuentro para que se conociesen ellos/as no para que nos conociesen a nosotros.
Planificación ✅
El éxito en mi planificación fue que pude comer en la hora de la comida —porque había una persona de servicio del catering pendiente de todo—.
Recuerdo que cogí una ensalada y me puse en una esquina al lado de Alex Bernardo con el que tengo la confianza de poder estar «con la boca llena de comida» mientras miraba que todo saliese bien.
Tenía una escaleta preparada paralela a la escaleta oficial. Con lo que yo tenía que hacer para que sucediera lo que teníamos pensado.
Pero si yo pude comer fue porque todo estaba saliendo según lo esperado y no tuve que estar solucionando ningún marrón. ¡Yaaay!
Pero, sinceramente, lo importante no es lo que hice durante el evento sino lo que fui preparando durante meses antes.
Para mí lo clave en la planificación fue tener controladas dos cosas:
1/ El balance
El contexto es que fue un evento autofinanciado donde la realidad es que para hacerlo sostenible en el tiempo —con una recurrencia anual— no nos podíamos permitir perder dinero.
Además, no teníamos un presupuesto fijo sino que era la suma del dinero de las entradas —que se vendieron en una semana— más los patrocinadores. Por lo que este iba aumentando en el tiempo.
Así que creé un balance estimado (diferencia entre ingresos y gastos), con los ingresos que preveíamos tener, con los gastos fijos para que el evento pasara y con gastos variables que iban entrando en juego conforme íbamos recaudando dinero de patrocinadores.
Y otro balance real, con los ingresos con los que ya contábamos de las entradas y el dinero que ya iban pagando los patrocinadores (no solo las confirmaciones por email) y los gastos que íbamos adelantando a los diferentes proveedores.
Quizás nos perdimos grandes patrocinadores que pagaban a mínimo 90 días, pero pudimos dormir tranquilos por las noches pensando en que si alguno no pagaba todo estaba bien.
Y así es como sabíamos con qué recursos contábamos y qué nos podíamos permitir.
2/ Las fechas límite
Creé un calendario con todas las fechas límites en las tareas y con ciertos márgenes —que solo sabía yo 😂 —.
Recepción de materiales de patrocinadores
Ultimo aviso al catering de intolerancias
Diseño de merchandising
Imprimir acreditaciones
…
Con objetivos semanales para que no se acumulara todo en las últimas semanas —porque el trabajo en la comunidad online seguía—. Y porque al final siempre salen cosas para solucionar que no sabías y tareas que se tardan más de lo previsto.
Aún así hay algunas cosas que no llevé especialmente bien.
Sobre todo el desgaste mental los días previos al evento de repasar una y otra vez la experiencia de cada persona con caminos alternativos a lo Matrix.
Te voy a poner un ejemplo para que me entiendas:
Me despierto a mitad de la noche (🤨) pensando en qué pasa en las horas en las que no haya nadie en recepción y la puerta esté cerrada. Si alguien sale, ¿cómo entra?
Cree un cartel para pegar en la puerta y que se viese desde fuera con un: ¿Vienes al evento de SinOficina? Llama a María Sajim a este teléfono.
Añadí a la lista de cosas a llevar: El cartel impreso, tijeras, celo.
Y así con todo.
Seguramente haya personas que organizan eventos volviéndose menos locas que yo y espero que el tiempo me de la paz y serenidad —que necesito— pero no me quite la adrenalina que me ayuda a seguir.
Atención a las detalles 🤌🏻
Así escrito puede quedar un poco manido. Pero realmente tiene mucho trasfondo.
Porque no hablo solo de los detalles que refuerzan la identidad de marca y los valores —que también—.
Sino de los que hacen que las personas se sientan bien.
Desde pensar en los menús especiales para intolerantes a separar a las personas que más se conocen en las dinámicas pero tener cuidado con los más introvertidos o mirar que nadie estuviese solo.
Estoy segura que se me pasaron mil cosas y que no fue perfecto.
Pero sé que se apreció el cariño que pusimos y que lo importante no éramos nosotros, ni si quiera los ponentes, sino todos y cada uno de los/as asistentes.
Comentaba Silvy en el canal del evento en Discord:
Solo 2 cosas por decir y sumarme a los agradecimientos infinitos.
Como muy nueva en Sinoficina he agradecido mil ir a un evento en el que no pasaran sobre nuestras cabezas cuchillos de egos de un lado para otro. Esto habla mucho de cada uno de vosotros.
Y agradezco mucho que aunque conocía pocas personas cada vez que me cruzaba con alguna, siempre me brindaban una sonrisa sincera y amable.
—Silvy
Las personas que unes 🫂
Y por último —y más importante— para que un evento triunfe es importante el tipo de personas que unes.
If everyone is invited, no one is invited—in the sense of being truly held by the group. By closing the door, you create the room.
Parker, Priya. The Art of Gathering.
Las entradas del evento se vendieron a personas de la comunidad por dos razones:
1/ Porque realmente lo que hace viable el proyecto y que podamos dedicar tiempo a organizar esos saraos es la suscripción a la comunidad. Por eso siempre iban a tener prioridad sobre las personas que no estuvieran dentro.
2/ Porque se presupone que las personas que están dentro ya están «filtradas» por unos valores y una actitud profesional y personal que resuenan con nosotros y los demás miembros.
Y ese precisamente fue el valor real de este encuentro.
La calidad de las personas que Bosco consiguió reunir después de años compartiendo su visión sobre el freelancing y el emprendimiento fue el 95% del éxito del evento.
Así que —sin desmerecer mi trabajo— en el fondo sabía que con este grupos de personas pocas cosas podían salir mal.
Muy afortunada me siento de ser la community builder de SinOficina.
Este es el final de esta edición y espero de ❤ que te haya inspirado y que estés más cerca de crear una comunidad sana y sostenible.
Abrazo y feliz día,
María Sajim 🦩
PD: Si te has quedado con ganas de saber un poco más cómo vivimos el evento puedes ver el vídeo resumen donde se ven las caras de felicidad —sobre todo la mía—.
✨ Otras cosas importantes ✨
1️⃣ Ya está abierta la lista de espera para la tercera edición del curso Community builders: crea y haz crecer una comunidad con propósito. Ya son más de 50 personas apuntadas y comenzaremos a finales de mayo.